Rekisterinpitäjänä Koulutuskuntayhtymä Tavastia noudattaa henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa lainsäädäntöä, kuten:
- EU:n tietosuoja-asetusta (EU 2016/679)
- tietosuojalaki (1050/2018)
- lukiolaki (714/2018)
- laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
- asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017)
- laki vapaasta sivistystyöstä (632/1998)
- oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
- julkisuuslaki (621/1999)
- laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
Keräämme kyseessä olevan käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Nämä tiedot ovat opiskeluun, tutkintojen suorittamiseen, viestintään, asiakassuhteeseen tms. erikseen mainittuun, tiettyyn käyttötarkoitukseen kohdennettuja tietoja. Kerättäviä henkilötietoja ovat mm. henkilön yksilöintiin liittyvät henkilötiedot, yhteystiedot, asiointia koskevat tiedot tai suoraan lainsäädännön edellyttämät tiedot. Käsittelemme henkilötietoja asianmukaisesti, luottamuksellisesti ja turvallisesti sekä rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi.
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen artiklan 6 mukaisesti lakisääteisen velvoitteen ja julkisen vallan käyttämiseen koulutuksen järjestäjänä sekä tämän lisäksi sopimukseen tai suostumukseen perustuen.
Käsittelyn tarkoitus on esimerkiksi käsitellä tietoja koulutukseen osallistuvien osalta, opiskelijavalintoihin liittyen, sekä suoritustietojen rekisteröintiin liittyen. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä asiakkuuksiin ja markkinointiin liittyen. Työntekijöiden tietoja käsitellään työnantajavelvoitteiden toteuttamiseksi.
Järjestelmät, joissa henkilötietoja käsitellään, on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Fyysisen aineiston säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa.
Henkilötietoja säilytetään lain tai muun säädöksen ja Koulutuskuntayhtymä Tavastian suunnitelman mukaisesti tarpeellinen aika. Tiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei enää ole perustetta. Säilytysaikojen määrittely perustuu tiedon käyttötarkoitukselle ja lainsäädännön vaatimuksille.
Tietojen luovuttaminen
Luovutamme henkilötietoja vain, kun siihen on perusteltu, lainsäädännön vaatimusten mukainen tarve. Tietoja voidaan luovuttaa:
- rekisteröidylle itselleen
- viranomaiselle
- lakisääteisen velvoitteen vuoksi
Tietoja ei/luovutetaan EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietoihin liittyvät tiedustelut
Eri tilanteet, joissa käsittelemme henkilötietoja, on verrattain laaja. Käsittelyä tapahtuu esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
- Tutkintokoulutuksessa perustuen voimassa olevaan lainsäädäntöön, esimerkkinä laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017) ja laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
- Perustuen sopimukseen ostaessasi koulutuspalveluita
- Suoramarkkinointia saadessasi suostumukseen perustuen tai jos olet organisaation tai yrityksen edustaja, elinkeinotoiminnan edistämiseen perustuvaan oikeutettuun etuun perustuen
Jokaisella on oikeus tarkastaa, käsitelläänkö häneen liittyviä tietoja ja mitä tietoja hänestä löytyy Koulutuskuntayhtymä Tavastian ylläpitämistä rekistereistä. Halutessasi, voit esittää tiedustelun henkilötietojen käsittelystä osoitteeseen tietosuoja@kktavastia.fi.